Alles over UBO’s: Een must voor zakelijke transparantie

De term UBO, oftewel Ultimate Beneficial Owner, is misschien niet bij iedereen bekend, maar speelt een cruciale rol in het bedrijfsleven. Het verwijst naar de persoon die daadwerkelijk de controle heeft over een onderneming, of dit nu via eigendom, stemrechten, of strategische beslissingen is. 

In deze blog leggen we uit waarom het concept van een UBO zo belangrijk is, wat de verplichtingen zijn, en hoe Staete Vrijdaggevoel hierbij helpt.

Wat is een UBO precies?

Een UBO is meer dan een aandeelhouder of directeur; het is de persoon die daadwerkelijk de touwtjes in handen heeft binnen een bedrijf. Denk aan een grootaandeelhouder met meer dan 25% van de aandelen, of een stille vennoot die belangrijke beslissingen achter de schermen stuurt. Het draait om wie écht de uiteindelijke zeggenschap heeft, direct of indirect.

Deze verplichting komt voort uit de Europese Anti-witwasrichtlijnen en is bedoeld om de transparantie te waarborgen in het bedrijfsleven. Bedrijven zijn verplicht om hun UBO’s in te schrijven in het UBO-register, waarmee ze laten zien wie er werkelijk achter de schermen aan de knoppen draait.

Waarom deze focus op UBO’s?

Het antwoord is simpel: transparantie en veiligheid. Het identificeren van UBO’s voorkomt dat bedrijven worden gebruikt voor witwaspraktijken, fraude, of andere illegale activiteiten. Hierdoor ontstaat een eerlijk speelveld, waar vertrouwen de basis vormt voor zakelijke samenwerkingen.

Het UBO-register: Meer dan een administratieve formaliteit

Sinds 27 september 2020 moeten ondernemingen hun UBO’s inschrijven in het UBO-register, zoals voorgeschreven door Europese richtlijnen. Dit register vormt een belangrijke stap in het vergroten van transparantie en het tegengaan van financiële criminaliteit.

Het register heeft drie belangrijke doelen:

• Het bestrijden van witwassen en fraude.
• Het inzichtelijkmaken van de eigendomsstructuren van bedrijven.
• Het vergroten van vertrouwen in het bedrijfsleven.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

De verplichting geldt voor een breed scala aan organisaties, waaronder:

• Niet-beursgenoteerde BV’s en NV’s.
• Stichtingen en verenigingen.
• VOF’s en commanditaire vennootschappen.
• Rederijen en Europese vennootschappen.

Zelfs kerkgenootschappen en economische samenwerkingsverbanden moeten hun UBO’s registreren. Het doel is simpel: niemand mag zich verschuilen achter een onduidelijke bedrijfsstructuur.

Waarom is de UBO zo belangrijk en wat zijn de voordelen van registratie?

De UBO (Ultimate Beneficial Owner) is veel meer dan een administratieve formaliteit; het is de sleutel tot transparantie en integriteit in het bedrijfsleven. De UBO is de persoon die écht verantwoordelijk is voor de belangrijkste beslissingen binnen een organisatie. Dit kan een aandeelhouder zijn, een directeur met grote bevoegdheden, of zelfs een stille partner met aanzienlijke invloed. Zonder een helder beeld van wie deze beslissingen neemt, zouden bedrijven kwetsbaar worden voor risico’s zoals fraude, witwassen, of wanbeheer.

Wat betekent dit voor jou als ondernemer?

Het registreren van een UBO brengt verantwoordelijkheden met zich mee, maar biedt tegelijkertijd belangrijke voordelen:

• Eigendomsstructuur bijhouden
  Alle veranderingen in eigendom of controle moeten direct worden bijgewerkt in het UBO-register. Dit zorgt voor een accurate weergave van wie er écht achter jouw bedrijf staat.

• Wettelijke naleving
  Het correct registreren van de UBO is verplicht volgens Europese richtlijnen. Het niet naleven hiervan kan leiden tot forse boetes, juridische stappen en schade aan de reputatie van jouw bedrijf.

• Voordelen van transparantie
  Hoewel het misschien voelt als extra werk, helpt UBO-registratie bij intern risicomanagement en versterkt het het vertrouwen van zakenpartners en klanten. Transparantie schept vertrouwen.

Waarom biedt UBO-registratie voordelen?

Het vastleggen van de UBO-structuur zorgt niet alleen voor naleving van de wet, maar geeft jouw bedrijf ook een sterkere positie:

• Transparantie vergroot vertrouwen
  Openheid over eigendom en controle versterkt jouw zakelijke reputatie. Klanten en partners waarderen bedrijven die eerlijk en professioneel handelen.

• Betere interne processen
  Met inzicht in de UBO-structuur kun je risico’s zoals fraude of misbruik beter beheersen, wat leidt tot een stabielere bedrijfsvoering.

Wat gebeurt er als je niet registreert?

Het negeren van de UBO-registratieplicht is geen optie. Ondernemingen die hun verplichtingen niet nakomen, riskeren hoge boetes, juridische complicaties, en een beschadigde reputatie. Dit kan het vertrouwen van klanten en partners ernstig ondermijnen, iets wat moeilijk te herstellen is.

Met een correcte UBO-registratie laat je zien dat jouw bedrijf transparant en professioneel opereert. Het is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een strategische stap om sterker en betrouwbaarder voor de dag te komen.

Wist je dat

Voor veel ondernemers lijkt de UBO-registratie misschien een formele verplichting, maar de voordelen reiken veel verder dan alleen wetgeving naleven. Het geeft bedrijven niet alleen de mogelijkheid om aan regelgeving te voldoen, maar versterkt ook hun fundament in de markt. Onze data toont dat ondernemers de volgende aspecten het belangrijkst vinden:

• 40% van de ondernemers transparantie als hun voornaamste reden aangeeft om UBO-registratie serieus te nemen? Het helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij klanten en partners en versterkt de integriteit van hun bedrijf.

• 30% van de bedrijven benadrukt dat naleving van wettelijke vereisten, zoals de Wwft, cruciaal is. Een correcte UBO-registratie voorkomt boetes en juridische complicaties.

• 20% geeft aan dat een goed georganiseerde UBO-structuur essentieel is voor risicomanagement. Het biedt inzicht en controle over eigendomsstructuren, wat interne processen efficiënter maakt.

• 10% waardeert de positieve invloed van UBO-transparantie op relaties met zakenpartners. Het zorgt voor een solide basis voor langdurige samenwerkingen.

Waarom vragen wij bij Staete Vrijdaggevoel naar jouw UBO?

Bij Staete Vrijdaggevoel vervullen we een cruciale poortwachtersfunctie in het zakelijke landschap. Als aanbieder van zakelijke inschrijfadressen vallen wij onder de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Deze wet verplicht ons om zorgvuldig onderzoek te doen naar de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) van ondernemingen die gebruikmaken van onze diensten.

Onze wettelijke taak gaat verder dan enkel het bijhouden van een administratie. We zijn verantwoordelijk voor het creëren van een veilig en betrouwbaar zakelijk ecosysteem, waarin fraude, witwassen en andere illegale praktijken geen kans krijgen. Door te weten wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn, kunnen we:

• Misbruik van zakelijkeadressenvoorkomen en zorgen dat deze niet worden ingezet voor schimmige activiteiten.
• Wettelijke verplichtingen naleven en daarmee voldoen aan de eisen van toezichthoudende instanties.
• Transparantie bevorderen, zodat zowel wij als onze klanten met een gerust hart zaken kunnen doen.

Bijvoorbeeld: Stel dat je een virtueel kantooradres bij ons aanvraagt. We screenen niet alleen het bedrijf, maar ook wie er achter de schermen de controle heeft. Dit zorgt ervoor dat we ongewenste risico’s uitsluiten en een eerlijke, professionele werkomgeving behouden.

Onze poortwachtersfunctie is niet alleen een verplichting, maar ook een verantwoordelijkheid die we serieus nemen. Het betekent dat we bijdragen aan een transparanter bedrijfsleven en tegelijkertijd jou als ondernemer beschermen.

Hoe werkt de UBO-controle bij Staete Vrijdaggevoel?

Ons proces is zorgvuldig en efficiënt, zodat jij snel aan de slag kunt:

1. UBO-formulier invullen:
   Na je aanvraag ontvang je een formulier waarin je jouw UBO-status aangeeft.

2. Documenten verzamelen:
   Denk aan aandeelhoudersregisters, KvK-uittreksels, of oprichtingsakten. Heb je deze niet bij de hand? Via de KvK kun je eenvoudig je UBO-gegevens inzien met DigiD.

3. Analyse van de eigendomsstructuur:
   Bij eenvoudige structuren is de controle snel gedaan. Bij complexere structuren, zoals holdings, analyseren we de gegevens grondig.

4. Screening en goedkeuring:
   Ons compliance-team voert de laatste controle uit. Bij complexe aanvragen houden we je op de hoogte van de voortgang.

Waarom duurt het soms langer?

Bij ingewikkelde structuren met meerdere UBO’s kan de verificatie langer duren. We nemen de tijd om alles zorgvuldig te controleren, zodat jouw inschrijving volledig compliant is.

Jouw privacy is onze prioriteit

Bij Staete Vrijdaggevoel begrijpen we hoe belangrijk jouw privacy is. Daarom behandelen we jouw gegevens met de grootste zorg en volgens de strengste privacyregels. Onze UBO-controles zijn ontworpen om een veilige, transparante en compliant bedrijfsvoering te waarborgen, zonder concessies te doen aan jouw vertrouwelijkheid.

Met onze UBO-controles profiteer je van:

• Wettelijke naleving
  Geen zorgen over boetes of juridische risico’s. Wij zorgen ervoor dat jouw zakelijke inschrijving volledig voldoet aan de wetgeving.

• Privacybescherming
  Jouw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoogde doel: een compliant en veilige bedrijfsvoering. Veiligheid en vertrouwelijkheid staan bij ons voorop.

• Transparantie
  Onze processen bieden een helder overzicht van jouw bedrijfsstructuur, zodat je altijd weet waar je staat.

Bij Staete Vrijdaggevoel nemen we alle stappen om jouw zakelijke inschrijving soepel te laten verlopen. Onze UBO-controles zijn meer dan een formaliteit; ze zijn een essentiële pijler voor een betrouwbare en transparante bedrijfsvoering. Heb je vragen of wil je direct aan de slag met een zakelijk inschrijfadres? Ons team staat klaar om je te helpen bouwen aan een solide, compliant bedrijfsstructuur.