Wat is compliancy?
Wanneer je een zakelijke dienst afneemt, kom je de term "compliant" waarschijnlijk regelmatig tegen. Maar wat betekent het eigenlijk? Simpel gezegd, compliant zijn betekent dat je voldoet aan alle wettelijke en regelgevende eisendie op jouw onderneming van toepassing zijn. Dit is niet alleen belangrijk voor jou als ondernemer, maar ook voor de partijen waarmee je zaken doet.
Voor ons als domicilieverlener betekent dit dat we ervoor moeten zorgen dat al onze klanten voldoen aan de wettelijke eisen, zoals vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Dit houdt onder andere in dat we de identiteit van onze klanten verifiëren en controleren of alle bedrijfsinformatie up-to-date is.
Waarom is compliant zijn zo belangrijk?
Compliant zijn is niet alleen een verplichting, maar biedt ook tal van voordelen:
- Wettelijke naleving: Je voorkomt boetes en juridische problemen door je aan de regels te houden.
- Betrouwbaarheid: Banken, belastingdiensten en andere instanties zien je bedrijf als geloofwaardig.
- Zakelijke kansen: Veel grotere bedrijven en investeerders werken alleen samen met bedrijven die aantoonbaar compliant zijn.
- Bescherming tegen fraude: Door goede controleprocessen wordt de kans op fraude en misbruik van jouw onderneming verkleind.
Hoe zorgen wij ervoor dat jij compliant blijft?
Bij Vrijdaggevoel nemen we compliance serieus. Dit betekent dat we regelmatig controleren of onze klanten nog steeds aan de wetgeving voldoen. Dit kan op verschillende manieren:
- Identiteitsverificatie – Bij inschrijving controleren we je identiteit en bedrijfsinformatie.
- Periodieke controles – We monitoren wijzigingen in het KvK-register, zoals een wijziging van je bedrijfsactiviteiten of rechtsvorm.
- Documentcontrole – Als bepaalde documenten verlopen, zoals een ID-kaart of KvK-uittreksel, vragen we je om een update.
- Contact bij wijzigingen – Wij nemen contact met je op als er zaken veranderen die invloed kunnen hebben op je zakelijke inschrijving.
Wat gebeurt er als je niet compliant bent?
Als jouw bedrijf niet meer voldoet aan de wettelijke eisen, heeft dat gevolgen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als:
- Je bedrijfsactiviteiten wijzigen zonder dit door te geven.
- Je een andere rechtsvorm aanneemt, zoals van eenmanszaak naar BV, zonder je contract bij ons aan te passen.
- Je niet reageert op verzoeken om je gegevens bij te werken.
In zo’n geval zijn we verplicht om actie te ondernemen. Dit kan variëren van het tijdelijk stopzetten van onze dienstverlening tot het beëindigen van de overeenkomst. In het ergste geval kan een bedrijf dat niet compliant is juridische problemen krijgen of zelfs boetes opgelegd krijgen.
Daarnaast kunnen er op de lange termijn negatieve gevolgen ontstaan:
- Moeilijkheden bij het openen of behouden van een zakelijke bankrekening – Banken eisen steeds vaker dat bedrijven volledig compliant zijn voordat ze een zakelijke rekening openen of behouden. Dit kan leiden tot het blokkeren of weigeren van bankdiensten, wat de bedrijfsvoering ernstig kan belemmeren.
- Verminderde geloofwaardigheid bij klanten en partners – Niet-compliant bedrijven kunnen een slechte reputatie krijgen, wat de kans op samenwerkingen met andere bedrijven of investeerders vermindert. Dit kan resulteren in omzetverlies en beperkte zakelijke groei.
- Problemen bij het aantrekken van investeerders en subsidies – Veel investeerders en subsidieprogramma’s stellen naleving van wetgeving als vereiste. Niet-compliant zijn kan betekenen dat je bepaalde financiële kansen misloopt.
- Toenemende kosten – Boetes, juridische kosten en extra administratieve lasten kunnen zich opstapelen als naleving van de wetgeving wordt genegeerd. Dit kan op termijn de winstgevendheid van je bedrijf onder druk zetten.
Veelvoorkomende situaties waarin compliance een rol speelt
Uit onze praktijkervaring zien we dat de meeste complianceproblemen ontstaan in de volgende gevallen:
- Wijziging van SBI-code: Je bedrijf verandert van activiteiten (bijvoorbeeld van een webshop naar een bakkerij), maar geeft dit niet door. Dit kan leiden tot een verkeerde registratie bij instanties, waardoor je mogelijk niet voldoet aan de voorwaarden voor je zakelijke postadres.
- Overgang van eenmanszaak naar BV: Je hebt een nieuw KvK-nummer nodig en moet je contract vernieuwen. Dit kan gevolgen hebben voor je inschrijving en kan resulteren in het tijdelijk stopzetten van je zakelijke adres.
- Verlopen documenten: Een ID-kaart of KvK-uittreksel is verlopen en moet geüpdatet worden. Zonder geldige documenten kan je registratie niet worden bevestigd en kan je onderneming als niet-compliant worden beschouwd.
- Onjuiste adresregistratie: Als je bedrijf niet meer voldoet aan de eisen voor een zakelijke inschrijving op ons adres, bijvoorbeeld doordat je een fysieke bedrijfsruimte hebt, kan dit betekenen dat je inschrijving bij ons wordt beëindigd en je een alternatief adres moet vinden.
Wat kun je doen om compliant te blijven?
Gelukkig is het eenvoudig om compliant te blijven. Houd je zakelijke gegevens up-to-date en informeer ons tijdig over wijzigingen. Twijfel je of een verandering invloed heeft op je inschrijving? Neem dan gewoon even contact met ons op. In de meeste gevallen is er niets aan de hand en kunnen we je snel geruststellen of helpen met een aanpassing.
Hoe Vrijdaggevoel ondernemers actief ondersteunt bij compliance
We kunnen verder uitwerken hoe Vrijdaggevoel ondernemers helpt om compliant te blijven, zoals:
- Automatische meldingen wanneer documenten dreigen te verlopen.
- Persoonlijk contact en begeleiding bij wijzigingen in je bedrijfsvoering.
- Transparantie over regelgeving en het delen van relevante updates.
Conclusie
Compliant zijn is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een manier om je bedrijf betrouwbaar en professioneel te houden. Door samen te werken zorgen we ervoor dat jouw bedrijf aan alle eisen blijft voldoen, zonder onnodige zorgen.
Heb je vragen over compliance? Neem gerust contact met ons op!