Waarom stelt Vrijdaggevoel extra vragen?

Bij Staete Vrijdaggevoel willen we dat je aanvraag soepel en probleemloos verloopt. Toch kan het voorkomen dat je extra vragen van ons ontvangt, zelfs nadat je denkt alle informatie al te hebben gedeeld. Dit komt doordat wij verplicht zijn om een zogenaamde ‘poortwachtersfunctie’ te vervullen.

Als zakelijk inschrijfadresaanbieder, oftewel domicilieverlener, vallen wij onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT), een wet die ons verplicht om jouw bedrijfsgegevens grondig te controleren. Net als banken, notarissen en andere financiële instellingen moeten wij zeker weten dat alles bij ons goed verloopt.

Extra vragen stellen is dus geen overbodige formaliteit; het zorgt ervoor dat we onze wettelijke verplichtingen nakomen. Deze vragen kunnen gaan over de aard van je bedrijf, je bedrijfsactiviteiten en soms over details van je financiële transacties. Door deze extra controles beschermen we niet alleen onze eigen dienstverlening, maar zorgen we er ook voor dat jij als ondernemer kunt rekenen op een betrouwbare partner.

Wat betekent de poortwachtersfunctie voor jouw aanvraag?

Onze poortwachtersfunctie verplicht ons om goed inzicht te krijgen in wie we als klant aannemen en wat voor activiteiten je onderneming uitvoert. Het gaat hierbij niet alleen om je bedrijfsnaam en adres, maar om een gedetailleerd beeld van je bedrijfsactiviteiten, zodat we zeker weten dat je aan alle relevante wettelijke eisen voldoet. Hier zijn enkele elementen die vaak in onze vragen terugkomen:

Specifieke bedrijfsactiviteiten:
We vragen bijvoorbeeld of je bedrijf zich bezighoudt met goederenverkoop, consultancy, of andere dienstverlening. Vooral bij bedrijven in de e-commerce of consultancy vragen we soms extra informatie, zoals waar je voorraden liggen, met welke leveranciers je werkt, of of je op locatie bij klanten werkt.

Waarom is dit belangrijk?
De bedrijfsactiviteiten moeten logisch aansluiten bij je aanvraag voor een zakelijk postadres. Onze compliance-afdeling controleert of de aard van je bedrijf past bij een zakelijk inschrijfadres, zodat we zeker weten dat alles klopt voor zowel jou als voor toezichthouders zoals de Belastingdienst. Deze logica noemen we de ‘doel en aard’ van de onderneming. In onze blog over doel en aard hebben we uitgebreid behandeld hoe en waarom dit principe zo belangrijk is voor het aanvragen van een zakelijk inschrijfadres. Door inzicht te krijgen in de doel en aard van je bedrijfsvoering, kunnen wij garanderen dat jouw inschrijving aansluit bij de eisen van de KVK en andere instanties.
Financiële structuur en UBO’s:
Een belangrijk onderdeel van de beoordeling van je aanvraag is inzicht krijgen in de financiële structuur van je onderneming, en het identificeren van de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s). Een UBO is een natuurlijke persoon die meer dan 25% eigendom of controle heeft over het bedrijf. De WWFT-regelgeving vereist dat wij duidelijkheid hebben over wie de werkelijke belanghebbenden van een onderneming zijn. Dit betekent dat we zorgvuldig controleren wie de UBO’s van je bedrijf zijn en of deze informatie transparant en accuraat is.
Waarom vragen we dit?
Het kennen van de UBO’s helpt ons om te waarborgen dat jouw onderneming voldoet aan de wettelijke eisen en geeft ons het inzicht dat nodig is om mogelijke risico’s in te schatten. Door te weten wie er echt achter het bedrijf zit, kunnen we ook voorkomen dat onwenselijke activiteiten, zoals witwaspraktijken, worden gefaciliteerd. Deze transparantie beschermt niet alleen onze dienstverlening, maar ook jouw reputatie als ondernemer.
Voor meer gedetailleerde informatie over de UBO-regels en hoe dit werkt binnen ons proces, kun je onze leidraad raadplegen. Hierin lichten we uitgebreid toe wat de UBO-verplichtingen inhouden, waarom we deze informatie verzamelen, en hoe wij jouw gegevens veilig en vertrouwelijk behandelen.
Risicobeoordeling per sector:
Sommige sectoren brengen meer risico’s met zich mee, zoals detailhandel in luxeproducten of bedrijven die grote bedragen aan contant geld verwerken. In die gevallen vragen we om meer details om goed in te kunnen schatten of het risicoprofiel in lijn is met onze verplichtingen.

Dit is waarom we vragen blijven stellen, totdat we volledig duidelijkheid hebben. Onze vragen zijn erop gericht om te voldoen aan een risicomatrix die is opgesteld door de Belastingdienst en andere toezichthoudende instanties.

Hoe werkt onze compliance-afdeling?

Onze compliance-afdeling vormt de kern van onze poortwachtersfunctie. Bij elke aanvraag wordt aan de hand van een leidraad – een gedetailleerd handboek – een checklist doorlopen. Deze leidraad is opgesteld door de Belastingdienst en dient als onze houvast bij het beoordelen van aanvragen. Onze compliance-specialisten volgen hierin verschillende stappen:

Verificatie van bedrijfsactiviteiten:
Ze controleren of de beschreven activiteiten logisch aansluiten bij een zakelijk inschrijfadres. Bijvoorbeeld, voor een digitale dienstverlener die werkt vanuit huis kan een zakelijk inschrijfadres logisch zijn, terwijl een autohandel wellicht meer vragen oproept over locatie en voorraad.
Controle van financiële en juridische documenten:
Documenten zoals identiteitsbewijzen, KvK-uittreksels en financiële informatie worden zorgvuldig gecheckt. Onze compliance-specialisten kijken of alle verstrekte informatie correct en volledig is.
Risicobeoordeling en follow-up:
Op basis van onze risicomatrix beoordelen we het profiel van de onderneming. Wanneer er onduidelijkheden of risico’s zijn, vragen we verduidelijking bij de klant. Pas als alles duidelijk is, wordt de aanvraag goedgekeurd.

Deze werkwijze zorgt ervoor dat jouw aanvraag zowel veilig als transparant verloopt.

Praktische tips voor klanten: Hoe beantwoord je onze vragen?

We begrijpen dat extra vragen soms frustrerend kunnen lijken, maar een goede samenwerking maakt het proces een stuk eenvoudiger en sneller. Hier zijn enkele tips om je antwoorden zo goed mogelijk te formuleren:

Wees volledig in je antwoorden:
Bij vragen over je bedrijfsactiviteiten is het belangrijk om gedetailleerd antwoord te geven. Leg bijvoorbeeld uit welke producten of diensten je aanbiedt en hoe je bedrijf functioneert.
Geef concrete voorbeelden:
Probeer waar mogelijk voorbeelden te geven. Als je in de consultancy werkt, benoem dan of je werkt voor specifieke sectoren en of je op locatie werkt. Dit helpt ons om je bedrijfsactiviteiten beter te begrijpen.
Vraag om toelichting als je iets niet begrijpt:
Als er onduidelijkheid is over een vraag of je niet zeker weet waarom we iets vragen, schroom dan niet om contact op te nemen. We staan altijd klaar om extra uitleg te geven en te zorgen dat je begrijpt wat er van je gevraagd wordt.

Door deze stappen te volgen, verloopt de beoordeling van je aanvraag soepel en kunnen we je sneller helpen.