KvK postadres: 10 tips bij een zakelijk inschrijfadres

Staete Vrijdaggevoel

Ervaar jij ook soms de nadelen van zakelijk en privé op hetzelfde adres? Wil je gewoon een profesionele uitstraling voor je bedrijf? Het ziet er toch niet uit als je bedrijf ingeschreven staat midden in een woonwijk. Er zijn genoeg redenen waarom ondernemers liever niet hun bedrijf op hun thuisadres ingeschreven hebben. Zodra je iets hierop zoekt, kom je snel in aanraking met de Kvk postadressen.

Een ideale mogelijkheid om je bedrijf net wat meer uitstraling te geven. Soms gaat het ook niet alleen om de uitstraling, maar meer om voordelen doordat je in het buitenland werkt of woont of gewoon omdat je liever al je post gelijk digitaal ontvangt (denk hierbij bijvoorbeeld eens aan bewindvoerders). Daarom hierbij 10 tips voor het huren van een postadres. WIj vertellen je er alles over. Hierdoor maak jij de beste keuze en heb je geen verkeerde kosten.

Tip 1: een postbus is geen postadres

Bij PostNL kan je een postbus huren. Iedereen kent de wellicht wel de Postbus 2892 in Heerlen wel. De postbus van de Belastingdienst/Klantbeheer. Iedereen verstuurd ook wel eens brief naar een postbus. Een postbus is handig, maar niet de oplossing. Je zou wellicht denken dat een postbus een mooie manier is als postadres, alleen is een postadres niet mogelijk. Als je gaat zoeken in het handelsregister van de KvK dan zal je snel opvallen dat je daar geen postbussen als vestigingsadres ziet.

De Kamer van Koophandel heeft duidelijke richtlijnen waar een postadres aan moet voldoen. Een vestigings of ook wel postadres moet een fysiek adres zijn waar je moet kunnen werken. Aangezien een postbus geen fysiek adres is en je er tevens niet kan werken voldoet een postbus dus ook niet aan de eisen. Hierdoor zal hier altijd een fysiek adres staan. Wil je weten hoe dit er voor jouw bedrijf uitzoekt. Zoek dan zelf een keer in he handelregister. Typ je bedrijfsnaam of KvK-nummer in en kijk wat zichtbaar is.

Tip 2: zoek een postadres locatie met mogelijkheid tot ontvangst

Het gebruik van een vergaderruimte kan handig zijn bij een KvK postadresHet kan natuurlijk gebeuren dat je een keer een afspraak hebt met een klant, een instantie uit je branche of bijvoorbeeld de belastingdienst. In dat geval is het handig als je vestigingsadres ook gebruikt kan worden voor dit bezoek. Niet alle bedrijven facilitairen de mogelijkheid om bij je vestigingsadres je klanten of relaties te ontvangen. Controleer goed wat de mogelijkheden hiervoor zijn. Zeker als je bijvoorbeeld een keer bezoek krijgt van een overheidsinstantie. Je wilt dan natuurlijk je bezoek juist kunnen ontvangen.

Kleine extra tip: Controleer direct wat de eventuele meerkosten zijn als je gebruik maakt van een vergaderruimte. Als de kosten voor het huren van een vergaderruimte hoog zijn, kan een goedkoop postadres alsnog duur uitvallen.

Tip 3: een postadres versus een flexplek

Soms is een postadres voldoende voor je. De postadres locatie zorg dat keurig je post bij jou komt en verder werk jij vanuit thuis. Wat nu als je toch soms een locatie wilt om even te kunnen werken? Dus thuiswerken is de standaard, maar soms wil je toch in een zakelijke omgeving aan de slag gaan. Dan zou je kunnen kijken naar een flexplek. Er zijn voldoende locaties waas je als flexwerker ook gebruik kan maken van postdiensten. Hierdoor heb je de combinatie van een postadres voor de Kamer van Koophandel en tevens een werkplek. De kosten zijn soms niet enorm veel hoger. Landelijk zie je vaak dat er bedrijven zijn die vanaf 90 euro per maand een flexplek aanbieden, waar je gebruik kan maken van een flexplek, je gebruik kan maken van vergaderruimtes (tegen een fair-use policy) en je meteen een inschrijfadres voor je bedrijf hebt. In dat geval heb je 3 vliegen in 1 klap.

Kleine rekensom: De ervaring leert dat als je ongeveer 4 keer per jaar een vergaderruimte nodig hebt en enkele keren als flexwerker wilt kunnen werken, dat het verstandig kan zijn de opties van een flex te bekijken.

Tip 4: een postadres met veel verborgen kosten

Een KvK postadres is een goedkope oplossing voor een zakelijk vestigingsadres. Toch kunnen de kosten onverwachts hoog uitvallen. Dit kan gebeuren als er bijvoorbeeld veel extra kosten zijn voor het verwerken van je post. Het kan ook zo zijn dat extra mogelijkheden als vergaderen op locatie of klanten ontvangen duur is. Als je weinig gebruikt maakt van de diensten opp de locatie is dat niet zo belangrijk. Op het moment dat je post ontvangt en hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht, is dat zachtaardig uitgedrukt niet zo prettig. Een gemiddelde kostprijs van een postadres in Nederland is ongeveer 30 euro per maand. Hiervoor zou je ongeveer 120 poststukken per jaar gratis verwerkt moeten krijgen. Voor kleineren bedrijven of bedrijven die veel digitaal doen zal dit vaak voldoende zijn. Ben je bijvoorbeeld accountant, bewindvoerder of een beroepsgroep met meer fysieke post, dan heb je vaak speciale tarieven en mogelijkheden om de kosten in de hand te houden.

Belangrijke noot voor post voor bijvoorbeeld bewindvoerders: Het is logisch, maar bespreek goed wat de postlocatie doet met je post. Het gaat immers om gegevens van mensen.

Tip 5: Postadres als je in het buitenland verblijft

Ondernemer worden is vaak een bewuste keuze. Je wilt vrij kunnen zijn en kunnen werken waar en wanneer je wilt. Hierdoor kan het als ondernemer interessant zijn om je post bij een postadres te laten bezorgen. Stel je verblijft zelf in Spanje, Italie of Portugal en je hebt een bedrijf in Nederland. In dat geval is een postadres een ideale oplossing.

Vaak is een postadres ook handig als je digital nomad bent. Je verblijft ook vaak in het buitenland, reist over de hele wereld en kan zo maar in Bali zitten of in Mexico. Ook dan is een KvK postadres ideaal. Uiteraard is het belangrijk hoe je postadres-locatie je post verwerkt. Kijk hiervoor ook dan bij tip 6.

Tip 6: Hoe kan je post verwerkt worden?

Er zijn veel manieren om je post te verwerken. Kijk goed naar de mogelijkheden en eventuele kosten. Bespreek goed hoe de postadreslocatie jouw post moet afhandelen.

Zelf de post ophalen: Als je dicht in de buurt van je postadreslocatie woont is ophalen een optie. Je postadreslocatie stuurt jou bijvoorbeeld een e-mail en jij weet dat er post ligt. Deze manier is handig als jezelf de grip wilt hebben over je post. Niemand krijgt zo je post te zien. Alleen laten we eerlijk met elkaar zijn. We leven in een digitaal tijdperk. Waarschijnlijk wil je niet voor ieder poststuk naar je postbuslocatie rijden. Daarbij maakt het dus ook weinig uit of de locatie dichtbij of ver weg is. Het is immers zonde van je tijd.

Je post digitaal ontvangen: Dit is één van de, dan wel de eenvoudigste manier voor het ontvangen van je post. Vaak is dit tot een bepaald aantal poststukken per jaar gratis. Tevens heb je ontvangen poststukken binnen korte tijd in je e-mailbox en kan je er direct gebruik van maken. De postadres-locatie opent je post, stuurt hem digitaal door en jij bent gelijk op de hoogte.

Je post laten doorsturen: Een andere veelvoorkomende manier is het doorsturen van je post naar een adres naar keuze. De post zal dan doorgestuurd worden in een gesloten envelop en jij kan de post zelf openen. Het voordeel laat zich wel raden. Je hebt net zoals bij ophalen volledige controle over je post. Het nadeel is vaak dat dit geen gratis optie is. Je betaald hier vaak een bedrag voor. Het kan zijn dat het per poststuk is. Het kan ook per handeling zijn. Wij adviseren te overleggen met je postadres-locatie wat voor jou het beste werkt. Een veel voorkomende manier is post per periode te laten doorsturen. Bijvoorbeeld 1x per week, per 2 weken of per maand. DIt is natuurlijk afhandelijk van het aantal poststukken dat je per maand krijgt.

Je post laten bewaren: Verder kan het natuurlijk gebeuren dat je periodiek geen post kan ontvangen. Dit omdat je bijvoorbeeld tijdelijk in het buitenland bent. In zo'n geval kan het handig zijn om je post te kunnen bewaren. Je kan dan zelf aangeven hoelang de post bewaard moet worden en eventueel op een later moment doorgestuurd kan worden.

Tip 7: geen eigen postbus huren en toch een postbus

Bij tip 1 hadden wij het al over een postbus. Een postbus kan niet gebruikt worden als postadres. Toch geeft een postbus een aantal voordelen. Bijvoorbeeld is een postadres gecombineerd met een postbus erg proffesioneel. Een postbus oogt zakelijk. Verder is je post dagelijk om 8:00 al beschikbaar. Dat is dus erg ideaal allemaal.

Toch zijn postbussen enigszins kostbaar. Zo zijn er bedrijven zoals Kubox die postbussen aanbieden. De kosten zijn vaak rond de 50 euro per maand. Bij PostNL kan je een postbus huren. Hier is het altijd een jaarcontract. Voor een postbus bij PostNL betaal je 225 euro per jaar excl. btw (272,25 incl. btw). Daarnaast betaal je een eenmalig starttarief van 42 euro exclusief btw.

Er zijn postades locaties waarbij je naast een fysiekpostadres ook de mogelijkheid krijgt om een postbus te vermelden op je website. Dat zijn dan gelijk 2 voordelen van een postadreslocatie. Soms kan dan dat zelfs zonder verdere kosten. Het scheelt je zo maar 250 euro per jaar en je krijgt per direct een postadres en een postbus.

Tip 8: Aangetekende post? Denk hierover na.

Het kan natuurlijk eens gebeuren dat je onderneming aangetekend post ontvangt. Vaak staan ondernemers die een postadres hebben hier pas bij stil als het zover is. Kijk goed hoe een bedrijf omgaat met een aangetekend poststuk. Nemen ze die bijvoorbeeld direct aan? Weigeren ze die? Moet jij van te voren aangeven hoe ze moeten omgaan met aangetekende post? Allemaal mogelijkheden. Bekijk dit goed.

Leuk feitje: Somige postadreslocate kunnen aangetekende stukken ook tijdelijk bewaren zonder directe handeling. Hierbij blijft het aangetekende poststuk bij de postadres locatie en krijg jij als eigenaar een melding dat er aangetekende post voor je beschikbaar is. Je kan dan zelf bepalen of jij de post wilt aannemen of toch wilt weigeren. Eigenlijk hetzelfde als bij een aangetekend stuk dat je direct aan de deur aangeboden krijgt.

Tip 9: Afschermen van je privéadres

Het gebruik van een postadres is steeds vaker handig bij bepaalde sectoren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan advocaten, bewindvoerders, diplomaten, begeleiders in de jeugdzorg en ondernemers die privé en zakelijk willen scheiden. Het is maar een kleine greep uit sectoren die er gebruik van maken. Verder is er ook een groep die vaker in de publiciteit staan of bekender zijn. Dan wil je bijvoorbeeld ook niet persé dagelijks mensen voor je deur. Je kan hierbij denken aan youtubers, (oud) politici, influencers en bijvoorbeeld artiesten.

Belangrijk is dan wel om goed te kijken hoe de postadres locatie omgaat met jouw privacy. Voor jou staat namelijk dan in het belang dat je persoonlijke gegevens ook persoonlijk blijven en niet opeens publiek zijn.

Tip 10: Locatie van je postadres is vaak minder belangrijk

Bij de keuze van een KvK postadres is de locatie vaak minder belangrijk geworden. Een postadres kan tegenwoordig overal in Nederland zitten. Van Groningen tot Den Haag. Van Rotterdam tot Maastricht of van Breda tot Utrecht. Toch zijn er een aantal dingen waar je rekening mee kan houden.

Een prestigieus postadres: Je kan kiezen voor een statige locatie op bijvoorbeeld de Keizersgracht of Herengracht in Amsterdam. Je zit op papier in onze hoofdstad en ook nog eens op een van de mooiste straten van Nederland. Vaak zie je dat de kosten hoger zijn. Is een statige locatie minder belangrijk, dan kunnen andere dingen spelen.

Landelijke dekking: Je kan ervoor kiezen een postadres-locatie te nemen waar het bedrijf landelijke dekking heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld eens aan een organisatie als Regus. Vaak heb je dan een scherpe prijs. Dit is een voordeel als je kijkt naar een locatie in het duurdere Amsterdam. Vaak is het bij grote organisatie in de communicatie wat logger en principiëler. Ze wijken niet af van de standaard en dat kan voor kleine ondernemers als vervelend werken.

Lakale locaties of specialisten: Tenslotte kan je kiezen voor een locale postadres-locatie of specialist. Dit zijn vaak organisaties die gespeciliseerd zijn in KvK postadressen en tevens de mogelijkheid hebben je specifiek te helpen. Tevens zijn de kosten lager, aangezien ze meer werken op volume. Zeker als de locatie niet belangrijk voor je is, zou een lokale locatie of een specialist in postadressen een goed alternatief zijn.

Meer informatie over een eigen KvK postadres?

Zoek je meer informatie over een KvK postadres? Bekijk dan ook ons KvK postadres aanbod vanaf €24,75 per maand.