Meerdere bedrijven inschrijven bij Vrijdaggevoel

Ben je ondernemer en betrokken bij meerdere bedrijven? Of heb je verschillende zakelijke entiteiten zoals werkmaatschappijen, holdings of andere bv’s? Dan weet je dat het inschrijven van deze ondernemingen een zorgvuldig proces is. Bij Vrijdaggevoel begrijpen we de complexiteit die hierbij komt kijken, en zorgen we ervoor dat jouw inschrijving soepel en volgens de regels verloopt.

 In deze blog leggen we alles uit over het proces, onze werkwijze, en beantwoorden we veelgestelde vragen.

Waarom vragen wij naar jouw betrokkenheid bij meerdere ondernemingen?

Wanneer je een bedrijf inschrijft bij Vrijdaggevoel, willen wij een volledig beeld hebben van jouw zakelijke betrokkenheden. Dit doen we om verschillende redenen:

1. Wettelijke verplichtingen
   Als aanbieder van zakelijke inschrijfadressen hebben wij een poortwachtersfunctie. Dit betekent dat we voldoen aan strenge regels vanuit de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Door jouw betrokkenheid bij andere ondernemingen te controleren, kunnen wij beoordelen of jouw inschrijving logisch en verantwoord is.

2. Inzicht in jouw bedrijfsstructuur
   Om jouw inschrijving te verwerken, hebben wij vaak een organogram nodig dat laat zien hoe jouw bedrijven zijn gestructureerd. Dit helpt ons om jouw aanvraag in de juiste context te plaatsen en een goed beeld te krijgen van jouw zakelijke activiteiten. Dit geldt zowel voor eenmanszaken als voor complexere bv-structuren.

3. Controle van de UBO (Ultimate Beneficial Owner)
   We controleren wie de uiteindelijke eigenaar is van jouw bedrijf. Dit is niet alleen belangrijk voor jouw eigen transparantie, maar ook omdat wij verplicht zijn om UBO-informatie te registreren en beoordelen. Meer informatie over UBO-checks vind je in onze leidraad.

Hoe gaan we om met meerdere bedrijven?

Bij Vrijdaggevoel behandelen we elk bedrijf als een unieke entiteit, zelfs wanneer de bedrijven onderdeel zijn van dezelfde structuur of onder dezelfde eigenaar vallen. Dit is een belangrijk aspect van onze werkwijze, en we zorgen ervoor dat elke inschrijving volledig voldoet aan de wet- en regelgeving.

Individuele analyse per KvK-nummer

Bij de Kamer van Koophandel wordt elk KvK-nummer gezien als een afzonderlijke onderneming. Dit betekent dat elke inschrijving een aparte huurovereenkomst en beoordeling vereist. Ook als een bedrijf binnen een holdingstructuur valt of een werkmaatschappij is, beschouwen wij het als een aparte entiteit. Onze juridische afdeling voert een gedetailleerde analyse uit, zodat de inschrijving correct verloopt en voldoet aan alle eisen.

Waarom geen standaardkorting voor meerdere inschrijvingen?

Hoewel sommige aanbieders kortingen bieden bij het inschrijven van meerdere bedrijven, kiezen wij hier bewust niet voor. Elke inschrijving vereist namelijk uitgebreide controles, zoals een UBO-check en een beoordeling van de bedrijfsactiviteiten. Dit proces wordt uitgevoerd door onze compliance-afdeling, die hierin gespecialiseerd is.

Onze compliance-specialisten werken zorgvuldig en volgens de wettelijke richtlijnen. Ze voeren diepgaande analyses uit om te waarborgen dat elke inschrijving volledig voldoet aan de eisen van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) en andere relevante regelgeving. Dit kost tijd en resources, ongeacht het aantal bedrijven dat je inschrijft. Door deze aanpak waarborgen we de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze service en minimaliseren we mogelijke risico’s, zowel voor ons als voor jou als ondernemer.

Toch staan we open voor maatwerk en bekijken we graag specifieke situaties. In overleg kunnen we beoordelen of er mogelijkheden zijn om je aanvraagproces te optimaliseren en je zo goed mogelijk te ondersteunen bij jouw inschrijvingen.

Wat als bedrijven geen activiteit hebben?

Zelfs als een bedrijf op papier geen activiteit heeft, zoals een holding, wordt het beschouwd als een zelfstandige onderneming. Dit betekent dat het alsnog aan alle vereisten moet voldoen. Onze juridische afdeling controleert daarom ook deze bedrijven grondig, zodat er geen juridische of administratieve fouten ontstaan.

Eenmanszaken versus complexe structuren

De aard van jouw onderneming bepaalt de complexiteit van het inschrijvingsproces. Bij Vrijdaggevoel begrijpen we dat een eenmanszaak anders functioneert dan een bv met meerdere werkmaatschappijen of een holdingstructuur.

Eenmanszaken: Eenvoud en transparantie
Bij een eenmanszaak is er meestal één eigenaar en een duidelijk bedrijfsmodel. Dit maakt het inschrijvingsproces relatief eenvoudig. We voeren de noodzakelijke controles uit op de bedrijfsactiviteiten en de eigenaar (UBO) en zorgen ervoor dat je snel aan de slag kunt met je zakelijke adres.

Complexe structuren: Maatwerk en grondige analyse
Voor bedrijven met complexe structuren, zoals holdings en meerdere werkmaatschappijen, hanteren we een maatwerkbenadering. Dit omvat:

• Gedetailleerde organogrammen: We vragen om een overzicht van de structuur, inclusief de relaties tussen holdings, werkmaatschappijen en eigenaren. Dit helpt ons om de gehele onderneming te begrijpen.
• UBO-controle: Elk bedrijf in de structuur heeft mogelijk meerdere UBO’s (Ultimate Beneficial Owners), die we individueel moeten verifiëren. Dit is essentieel voor het voldoen aan de Wwft.
• Bedrijfsactiviteiten toetsen: Bij complexe bedrijven met diverse activiteiten beoordelen we of het logisch is om een zakelijk inschrijfadres te gebruiken. Is de inschrijving in lijn met de activiteiten? Dit is belangrijk voor onze poortwachtersfunctie en om toekomstige problemen te voorkomen.

Wat maakt complexe structuren uitdagender?
Bij een complexe structuur is er vaak sprake van meerdere lagen binnen een organisatie, verschillende aandeelhouders en uiteenlopende activiteiten. Dit vraagt om meer onderzoek en documentatie, wat het inschrijvingsproces intensiever maakt. Onze ervaring met deze situaties zorgt ervoor dat we dit proces nauwkeurig en efficiënt kunnen uitvoeren.

De duur van de aanvraag bij complexe structuren

Bij een standaardaanvraag voor een zakelijk inschrijfadres streven we ernaar om binnen 24 uur alles online te regelen. Dit is een belangrijk speerpunt van onze service. Echter, wanneer het gaat om een aanvraag met een complexe bedrijfsstructuur, zoals meerdere BV's, holdings, of meerdere UBO’s (uiteindelijk belanghebbenden), kan de verwerkingstijd langer duren.

Waarom kan het langer duren?

1. Uitgebreidere controles en verificaties:
   Bij een complexe structuur zijn extra controles nodig om te voldoen aan de wet- en regelgeving, zoals de Wwft. Onze compliance-afdeling moet bijvoorbeeld alle bedrijfsentiteiten en aandeelhouders analyseren, controleren en verifiëren. Dit proces vereist tijd om zorgvuldig en grondig te worden uitgevoerd.

2. Meer betrokken partijen:
   Complexe structuren brengen vaak meerdere betrokken partijen met zich mee, zoals aandeelhouders, bestuurders of andere belanghebbenden. De snelheid van communicatie en de aanlevering van documenten door deze partijen spelen een cruciale rol in de totale doorlooptijd.

3. Maatwerk bij afwijkende structuren:
   Voor bijzondere of afwijkende structuren is vaak maatwerk nodig. Dit kan betekenen dat aanvullende documenten worden gevraagd, zoals organogrammen, overeenkomsten of verklaringen, om de aanvraag volledig te kunnen beoordelen en goedkeuren.

Wat kun je verwachten?

Hoewel we ons best doen om ook bij complexe structuren zo snel mogelijk te werken, kan het voorkomen dat de verwerking langer duurt dan 24 uur. We houden je gedurende het proces volledig op de hoogte van de voortgang en zullen je tijdig informeren als we extra informatie nodig hebben of als er een vertraging is.

Wat kun jij doen om het proces te versnellen?

• Reageer snel op vragen: Zorg dat je bereikbaar bent en snel reageert op vragen of verzoeken om aanvullende documenten.
• Lever alle benodigde documenten compleet aan: Denk hierbij aan een actueel uittreksel van de KvK, identiteitsbewijzen van UBO’s en, indien gevraagd, een organogram.
• Communiceer helder: Hoe duidelijker jouw informatie, hoe sneller wij kunnen handelen. Zorg bijvoorbeeld dat je bij je aanvraag al een overzicht geeft van de structuur van jouw bedrijf of groep.

Ons doel blijft snelheid

Ook bij complexe structuren streven we naar een snelle verwerking, maar kwaliteit en naleving van de wetgeving staan altijd voorop. Door transparante communicatie en goede samenwerking met onze klanten zorgen we ervoor dat jouw aanvraag zo soepel en snel mogelijk wordt afgehandeld.